1. Kim jest importer według prawa UE?

Importer to podmiot, który:

• sprowadza produkt spoza UE i udostępnia go na rynku unijnym,
• robi to we własnym imieniu, oraz
• wprowadza go do obrotu, czyli oferuje na rynku UE.

To oznacza, że:

• jeśli Twoja firma kupuje gotowe urządzenia z Chin, USA, Turcji, UK, Korei, Japonii, dla których producentem na etykiecie urządzenia jest podmiot z siedzibą poza UE, oraz;
• producent nie ustanowił autoryzowanego przedstawiciela z siedzibą na terenie UE,

– jesteś importerem.

2. Odpowiedzialność importera – dlaczego jest tak duża?

Prawo UE celowo nakłada szeroką odpowiedzialność na importerów, ponieważ to właśnie oni są:

• pierwsi „po tej stronie” granicy,
• w łatwym zasięgu organów nadzoru,
• łatwo identyfikowalni,
• realnie dostępni dla organów i konsumentów.

W oczach UE importer musi być gwarantem, że produkt:

• jest bezpieczny,
• spełnia wszystkie dyrektywy,
• ma prawidłowe oznakowanie CE,
• posiada komplet dokumentów,
• może przejść kontrolę bez komplikacji.

3. Obowiązki importera przed wprowadzeniem produktu do UE

To najważniejszy etap -tutaj zapada 90% decyzji o bezpieczeństwie i zgodności produktu.

Importer musi przeprowadzić weryfikację zgodności u źródła, jeszcze przed podpisaniem umowy lub wysyłką towaru poprzez nawiązanie ścisłej współpracy z producentem.

To właśnie na tym etapie wielu importerów orientuje się, że zakres spoczywających na nich obowiązków jest tak duży, że równie dobrze mogą ‘rebrandować’ produkt i sprzedawać go pod własną marką, osiągając w ten sposób wyższe poziomy marżowości.

• Weryfikacja dyrektyw i rozporządzeń

Importer musi przede wszystkim ustalić, które regulacje dotyczą sprowadzanego przez niego produktu, wśród których najczęściej pojawiają się przepisy z zakresu:

• LVD – bezpieczeństwo elektryczne,
• EMC – kompatybilność elektromagnetyczna,
• RED – urządzenia radiowe,
• RoHS – ograniczenia substancji,
• REACH – substancje w wyrobach,
• GPSR – ogólne bezpieczeństwo produktów,
• WEEE – recykling elektroodpadów,
• Battery Regulation – baterie i akumulatory,
• Ecodesign – efektywność energetyczna.

Importer, w przeciwieństwie o dystrybutora, o czym porozmawiamy sobie za tydzień, nie może polegać wyłącznie na deklaracji producenta. Musi faktycznie sprawdzić, czy:

• deklaracja jest poprawna,
• normy są właściwe,
• badania są kompletne i wykonane przez kompetentną jednostkę,
• raporty badań potwierdzają zgodność.

W praktyce oznacza to konieczność zaangażowania po stronie importera osoby dysponującej wiedzą i doświadczeniem w zakresie kompleksowego przypisania regulacji znajdujących zastosowanie do danego produktu.

• Badania i dokumentacja – importer musi je posiadać

Po przeprowadzeniu selekcji norm i regulacji zgodnie z pkt. 3.1., importer powinien uzyskać od producenta co najmniej:

• listę norm EN wybranych przez producenta jako znajdujące zastosowanie dla danego produktu,
• raporty z badań dla wybranych norm zharmonizowanych (test reports),
• pełną deklarację zgodności UE,
• instrukcje obsługi w języku kraju sprzedaży,
• projekty oznaczeń i tabliczek znamionowych,
• informacje o składzie materiałowym (RoHS/REACH).

W praktyce oznacza to konieczność samodzielnej analizy raportów z badań testowych (laboratoryjnych urządzenia) oraz weryfikacja ich poprawności, wymagające zaangażowania doświadczonego elektronika. W razie bowiem jakiegokolwiek braku na tym etapie, importer będzie odpowiadał przed konsumentami oraz organami nadzoru na takich samych zasadach jak producent.

Jeżeli producent nie chce udostępnić dokumentów powinna to być dla nas czerwona flaga.

W takim przypadku importer powinien odmówić wprowadzenia produktu do UE do momentu uzyskania ww. dokumentacji.

• Weryfikacja oznakowania i instrukcji

W ramach kolejnego etapu weryfikacji importer powinien sprawdzić, czy produkt:

• ma prawidłowy znak CE,
• posiada tabliczkę znamionową,
• zawiera informacje o producencie,
• posiada piktogramy zgodne z ISO 7010/IEC 60417,
• ma instrukcję w języku kraju sprzedaży (PL, DE, FR, ES, itp.).

Najczęstsze błędy na tym etapie to:

• znak CE o złych proporcjach lub zbyt małe,
• brak danych producenta na produkcie,
• instrukcja obsługi wydana tylko w jednym języku dla produktu dystrybuowanego w całej UE,
• symbole, których prawo UE nie przewiduje (np. „RoHS compliant” jako znak).

4. Obowiązki importera w momencie wprowadzenia produktu na rynek UE

Po pomyślnym przeprowadzeniu weryfikacji, czy producent, od którego zamierzamy nabywać produkt spełnił swoje obowiązki regulacyjne, nadchodzi czas na dopilnowanie, aby importer dopełnił formalności ciążących po jego stronie przed wprowadzeniem produktu do obrotu:

• Umieszczenie własnych danych na produkcie

Ponieważ importer jest pierwszym unijnym punktem kontaktowym zarówno dla konsumenta, jak i organów kontroli, musi on zidentyfikować się dla ww. podmiotów na produkcie. Dlatego też, na etykiecie znamionowej urządzenia, jego opakowaniu jednostkowym lub dokumentacji muszą znaleźć się dane importera:

• nazwa,
• adres kontaktowy w UE (fizyczny, nie skrzynka),
• adres internetowy (zgodnie z GSPR).

• Zapewnienie dostępności deklaracji zgodności przez 10 lat

Podobnie jak producent, importer musi przechowywać deklarację zgodności lub zapewnić do niej dostęp organom kontrolnym przez 10 lat.

W przeciwieństwie do producenta, importer nie musi posiadać pełnej dokumentacji technicznej produktu.

Musi natomiast:

• być w stanie pozyskać ją od producenta,
• lub skierować organy do podmiotu, który dokumentację przechowuje,
• oraz aktywnie współpracować przy jej udostępnieniu.

Oznacza to, że teoretycznie importer przechowuje Deklarację Zgodności, ale jedynie zapewnia dostęp do dokumentów technicznych, których pełna odpowiedzialność i przechowywanie spoczywa na producencie.

Natomiast w praktyce, pełną dokumentację techniczną produktu należy warto uzyskać od producenta przed nabyciem pierwszej partii produktu, ponieważ jest to nierzadko ostatni moment, w którym producent będzie czuł się zobowiązany do udostępnienia tego typu informacji importerowi.

• Zagwarantowanie prawidłowej instrukcji obsługi produktu

W UE instrukcja jest elementem bezpieczeństwa, wymaganym przez przepisy wszystkich dyrektyw nowego porządku oraz wielu norm zharmonizowanych.

Dlatego też importer musi upewnić się, że instrukcja:

• jest kompletna,
• posiada wszystkie wymagane prawem ostrzeżenia,
• została wydana w lokalnym języku kraju docelowego dostawy,
• odpowiada specyfice produktu.

W praktyce, tego typu weryfikacja wymaga analizy postanowień dyrektyw nowego porządku oraz odpowiednich norm zharmonizowanych w poszukiwaniu tzw. obowiązkowych ostrzeżeń informacyjnych, które producent powinien zawrzeć w dokumentacji udostępnianej użytkownikowi końcowemu.

Oprócz warstwy regulacyjnej dochodzi tutaj również kwestia ostrzeżeń i informacji o sposobie korzystania z produktu, które – pomimo braku literalnego wymogu – powinny, w ocenie producenta, znaleźć się na produkcie. Przykładowo, w przypadku produktu generującego znaczne ilości ciepła brak wymogu ostrzeżenia użytkownika przed dotykaniem obudowy przez 30 minut po zakończeniu pracy urządzenia w normach zharmonizowanych nie wyklucza samodzielnej interwencji producenta w tym zakresie i dodania do instrukcji obsługi stosownego ostrzeżenia.

W przypadku stwierdzenia braków w instrukcji importer powinien skontaktować się z producentem w celu wdrożenia stosownych korekt.

5. Obowiązki po wprowadzeniu produktu do obrotu

Podobnie jak w przypadku producenta, na importerze ciążą pewne obowiązki przez cały cykl życia produktu.

Rola importera nie kończy się w momencie przekazania produktu dystrybutorowi lub klientowi. W prawie UE importer jest jednym z kluczowych podmiotów odpowiedzialnych za ciągłe monitorowanie bezpieczeństwa wyrobów już dostępnych na rynku. To oznacza, że musi aktywnie obserwować zachowanie produktu „w realnym życiu” i reagować na sygnały, które mogą wskazywać na zagrożenia.

Importer ma obowiązek reagować na:

• skargi użytkowników – zarówno techniczne, jak i dotyczące bezpieczeństwa, wydajności czy awarii,
• raporty serwisowe od partnerów i punktów napraw,
• zgłoszenia wad technicznych od dystrybutorów, sprzedawców lub klientów biznesowych,
• sygnały o problemach w łańcuchu dostaw, np. wadliwe serie komponentów,
• informacje zwrotne z rynków innych państw, gdzie ten sam produkt jest sprzedawany,
• przypadki zagrożeń bezpieczeństwa, takie jak: zapłony, porażenia, przegrzewanie, topienie, zwarcia, awarie elektroniczne.

Importer powinien prowadzić system monitorowania bezpieczeństwa produktu, który obejmuje:

1. Rejestr skarg i incydentów

To podstawowy element systemu nadzoru. Rejestr powinien zawierać:

• datę zgłoszenia,
• opis problemu,
• dane produktu i serii,
• ocenę ryzyka,
• podjęte działania,
• informacje o powtarzalności incydentów.

Rejestr nie może być „szufladkowy” -powinien być prowadzony w sposób ciągły i umożliwiać analizę trendów.

Źródłem zgłoszeń są przeważnie konsumenci, ale również dystrybutorzy i sprzedawcy, którzy nierzadko są pierwszą linią kontaktu z konsumentem.

Importer powinien od nich:

• odbierać informacje o zgłoszeniach,
• analizować powtarzalne skargi,
• instruować ich o działaniach naprawczych.

Warto przy tym wspomnieć, że nie każdy incydent oznacza, że produkt jest niebezpieczny, ale:

• powtarzające się skargi na tę samą usterkę,
• powtarzalne przypadki przegrzewania,
• zgłoszenia z kilku państw UE,
• rosnąca liczba reklamacji,

mogą oznaczać konieczność wszczęcia działań naprawczych -od zgłoszenia problemów producentowi aż do wstrzymania dalszego importu niebezpiecznego produktu do momentu naprawienia wady.

2. Obowiązek weryfikacji przyczyn incydentów

Importer powinien ustalić, czy zgłoszone problemy:

• wynikają z błędów produkcyjnych (np. wadliwe komponenty),
• są efektem niewłaściwego użytkowania (i wymagają poprawy instrukcji),
• są incydentalne,
• wskazują na niezgodność z wymaganiami dyrektyw.

W praktyce oznacza to konieczność utrzymywania kontaktu z producentem, czasem wysyłki wadliwych egzemplarzy do analizy, a nawet zlecania dodatkowych testów. Pamiętajmy, że na terenie UE to importer, a nie producent spoza UE, będzie akumulował całą odpowiedzialność rynkową za produkt.

3. Reagowanie na poważne zagrożenia

Jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że produkt:

• stwarza ryzyko poważnej szkody,
• nie spełnia wymagań zasadniczych,
• może prowadzić do zagrożenia życia lub zdrowia,

– importer ma obowiązek:

• wstrzymać dystrybucję,
• powiadomić swój łańcuch dystrybucji,
• rozpocząć akcję naprawczą lub wycofania produktu z rynku,
• poinformować właściwe organy (np. UOKiK) poprzez system Safety Gate.

To właśnie dlatego weryfikacja produktu przed rozpoczęciem jego importu w celu dystrybucji jest tak kluczowa – błędy i zaniechania popełnione na tym etapie mogą skutkować nawet wycofaniem produktu z obrotu przez organy kontrolne.

W praktyce, prowadzenie ww. czynności z zakresu monitorowania rynku jest nie tylko przydatne, ale również wysoce wskazane z perspektywy odpowiedzialności importera za wprowadzany do unijnego obrotu produkt.

Organy nadzoru mogą bowiem w każdym momencie zapytać importera:

• jak monitoruje rynek,
• jakie incydenty odnotowano,
• jakie działania naprawcze podjęto,
• czy analiza ryzyka została zaktualizowana.

Rzetelne prowadzenie monitorowania rynku i dokumentowanie wszystkich reakcji ma kluczowe znaczenie z perspektywy ryzyka kontroli oraz ewentualnych sankcji.

Jeśli podczas postępowania nadzorczego importer wykaże, że:

• stale monitorował bezpieczeństwo produktów,
• reagował na skargi i incydenty,
• wdrażał działania naprawcze,
• współpracował z producentem i dystrybutorami,
• aktualizował analizę ryzyka i instrukcje,

– to organy zwykle łagodniej oceniają naruszenia i mogą odstąpić od nakładania maksymalnych kar.

W praktyce oznacza to, że importer, który prowadzi monitoring rynku w sposób odpowiedzialny i udokumentowany, znacząco redukuje swoje ryzyko finansowe, regulacyjne i reputacyjne, nawet jeśli problem z produktem wynikał z błędów po stronie producenta.

Podsumowanie

Jak widać, obowiązki importera urządzeń elektrycznych w UE są bardzo szerokie i w praktyce zbliżone do obowiązków producenta. Jednocześnie importer ma znacznie mniejszy wpływ na konstrukcję, jakość i proces produkcyjny, a więc także na ryzyka związane z produktem.

To właśnie dlatego rola importera jest najbezpieczniejsza wtedy, gdy współpracuje on z solidnym, doświadczonym producentem, którego renoma, zaplecze techniczne i procesy jakościowe dają gwarancję stabilnej zgodności. W wielu przypadkach importer celowo rezygnuje z rebrandingu, ponieważ nie byłby w stanie samodzielnie zapewnić tak wysokiego poziomu kontroli nad wyrobem, jaki posiada producent.

W GuardCE kompleksowo wspieramy importerów na każdym etapie -od weryfikacji dokumentacji, przez analizę zgodności i oznakowanie CE, aż po pomoc podczas kontroli organów nadzoru.

Jeśli chcesz bezpiecznie i legalnie wprowadzać produkty na rynek UE, zapraszamy do kontaktu: https://www.guardce.com/